Uudet väestötietojärjestelmän tietopalvelun ja turvakiellon käytännesäännöt vahvistettu

Väestötietopalvelut - 13.12.2018

Väestörekisterikeskuksen johtoryhmä hyväksyi lokakuussa uudet väestötietojärjestelmän tietopalvelun ja turvakiellon käytännesäännöt. Keskeisimpiä tietopalvelun käytännesääntöjen uudistuksia olivat julkis- ja yksityissektorin käytännesääntöjen yhdistäminen, EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta (2016/679) seuranneet muutokset ja täsmennykset liiketaloudellisiin tietopalvelutuotteisiin. Turvakiellon käytännesääntöihin tehtiin lainsäädännön päivitys ja eräitä käytännön soveltamistilanteista nousseita tarkennuksia.

Väestötietojärjestelmän tietopalvelun ja turvakiellon käytännesääntöjen tarkoituksena on edistää hyvää tietojenkäsittelytapaa ja parantaa kansalaisten yksityiselämän ja henkilötietojen suojaa. Käytännesäännöillä yhtenäistetään tietojen luovutuksen käytäntöjä, parannetaan tietopalvelun laatua sekä ylläpidetään ja edistetään rekisteröityjen ja tiedon käyttäjien luottamusta väestötietojärjestelmää ja sen tietopalveluja kohtaan. Turvakiellon käytännesääntöjen tarkoituksena on lisäksi parantaa turvakiellon laatua. Käytännesäännöt toimivat osana Väestörekisterikeskuksen tietopalvelutoiminnan monitasoista ja kattavaa tietosuojadokumentaatiota.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen johdosta on tietopalvelun käytännesääntöihin tehty laajat päivitykset. Tietosuoja-asetus ja sitä täydentävä kansallinen tietosuojalaki korvaavat henkilötietolain henkilötietojen käsittelyyn sovellettavana yleislakina. Käytännesäännöissä on huomioitu myös väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annettuun lakiin (661/2009) tietosuoja-asetuksen johdosta kaavaillut muutokset.

Julkishallinnon tietopalvelujen osalta käytännesääntöjä ajantasaistettiin yleisellä tasolla. Liiketaloudellisten tietopalvelutuotteiden osuutta puolestaan työstettiin erityisen ahkerasti. Paljon huomiota saivat poiminnat, joihin liittyviä erityisehtoja täsmennettiin niin henkilöön kuin rakennus- ja huoneistotietoihin liittyvien poimintaperusteiden osalta:

  • Suoramarkkinoinnin yläikäraja nostettiin 85 vuoteen.
  • Markkinoitaessa alaikäisille suunnattuja tuotteita ja palveluita tulkitaan VTJ-muuttujien perusteella tehtävä huoltajien rajaus erilliseksi poiminnaksi.
  • Alaikäisten tietojen käyttöä poiminta- ja kohdennustuotteissa täsmennettiin.
  • Aiemmasta poiketen voidaan tehdä poiminta huoneistossa asuvien tarkan lukumäärän sekä pinta-alan ja huoneiden lukumäärän perusteella.

Sekä väestötietojärjestelmästä poimittujen että asiakkaan rekisteristä väestötietojärjestelmän avulla kohdennettujen tietojen luovuttaminen asiakkaan haltuun on käytännesääntöjen mukaan kielletty. Markkinointikampanjan teknisestä toteutuksesta vastaa ulkopuolinen taho. Ainoan poikkeuksen muodostaa tietojen luovuttaminen mielipide- ja markkinatutkimusta varten.

Suoramarkkinointia varten tehtävissä poiminnoissa edellytetään jatkossa tulostus- ja postitustalojen ohella myös sähköposti- ja telemarkkinointiyritysten sitoutuvan VRK:n laatimiin tietojen turvallista käsittelyä ja hävittämistä koskeviin ehtoihin. Väestörekisterikeskus antaa käytännesäännöissä myös uudet osoitelähdemerkintää koskevat ohjeet.

Analyysituotteisiin ei tullut sisällöllisiä muutoksia, mutta tietosuoja-asetukseen liittyvän terminologisen sekaannuksen välttämiseksi annettiin profilointi- ja analyysi-tuotteille yhteinen kuvaavampi nimi asiakasrekisterin tilastointi. Segmentointi- ja pisteytys-tuotteiden nimet pysyivät ennallaan.