Yhteistyöllä tehoa palveluiden kuvaukseen

Suomi.fi-palvelut - 29.08.2017

Tampereen kahdeksassa kehyskunnassa syntyi oma toimiva yhteistyömalli, jonka avulla kunkin kunnan palvelutiedot kuvattiin onnistuneesti Suomi.fi-palvelutietovarantoon. Yhteistyö säästi työtä ja hermoja.

Tampereen kahdeksan kehyskuntaa – Hämeenkyrö, Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti, ja Ylöjärvi – lähtivät kuvamaan palvelutietojaan Suomi.fi-palvelutietovarantoon yhdessä tuumin. Yhteistyö lähti käyntiin varsin luontevasti, sillä kunnissa on jo pitkään ollut olemassa yhteistyökulttuuri, joka on ilmentynyt jaettuina toimintoina, palveluostoina ja muuna yhteistyönä. Kunnilla on esimerkiksi yhteistä tietotekniikan kehittämistoimintaa ja seudullinen tietohallintojohtaja.

”Yhteinen tietohallinto lähti edistämään kunnissa myös eri Suomi.fi-palveluiden käyttöönottoa ja osana tätä lähdettiin koordinoimaan myös Palvelutietovarannon käyttöönottoa”, kertoo Sari Maunula, kuntien Suomi.fi-käyttöönottoja koordinoinut projekti- ja palveluvastaava IT-konsultointiyritys CDO-palveluista.

”Palvelutietovarannon käyttöönoton koordinaattorina järjestin yhteiset tiedonvaihto- ja koulutustilaisuudet, pidin kirjaa kuntien kustannuksista ja tein talousraportoinnin, pidin huolta hankkeen ja rahoituksen päivämääristä, keräsin ja jaoin tietoa käyttöönotosta kuntiin”, Maunula kertoo.

”Kun Sari hoiti ylätason projektinhallinnan, jäi meillä kunnissa aikaa ja energiaa varsinaiseen käytännön työhön”, kertoo Markus Hirvilammi Lempäälän kunnalta. Hirvilammi toimi kuntansa PTV-projektin vastuuhenkilönä.

Vertaistuesta voimaa

Tärkeä kuntien välinen yhteistyön keino olivat jokaviikkoiset verkkopalaverit, joissa käytiin läpi sekä PTV- että muiden KaPA-hankkeiden etenemistä, sekä kuukausittaiset pääkäyttäjien verkkopalaverit, joissa vaihdettiin tietoa ja ajatuksia sekä ratkottiin yhdessä käytännön kuvaamistyön ongelmia, Hirvilammi kertoo.

”PTV-klinikalta ja yhteisissä palavereissa sai korvaamatonta vertaistukea esimerkiksi siihen, miten jokin palvelu tulisi kuvata tai muu ongelmakohta ratkaista. Tehtäväthän kunnilla ovat ihan samoja, joten itseä askarruttavaa asiaa oli aina joku muu toisesta kunnasta jo ehtinyt pohtia”, kertoo Annukka Kosonen Hämeenkyrön kunnalta.

”Jos tämä olisi tehty yksin, olisimme varmasti tehneet paljon turhaa työtä ja aikaa olisi kulunut paljon enemmän”, hän jatkaa.

”Koordinoinnin avulla vältettiin päällekkäistä työtä ja nopeutettiin oppimista ja siten projektin valmistumista”, toteaa myös Sari Maunula.

Varmista riittävä resurssointi

Varsinainen palveluiden kuvaus tehtiin kussakin kunnassa hieman eri tavoin. Hämeenkyrössä, Kangasalla ja Lempäälässä ja Orivedellä Palvelutietovarannosta vastaavat kirjasivat kuvaukset pääosin itse yhteistyössä eri toimialojen asiantuntijoiden kanssa, kun taas Nokialla, Pirkkalassa, Vesilahdella ja Ylöjärvellä osallistutettiin kunnan työntekijöitä kirjoittamaan kuvauksia. Eri työnjaon tavoista huolimatta kunnissa oltiin samaa mieltä siitä, että työhön on varattava resursseja.

”Työn alussa on hyvä varmistaa työhön henkilö, joka voi keskittyä PTV-työhön, hioo hyvän työtavan ja ohjeistaa kaikki mukanaolijat yhdenmukaisella ohjeistuksella”, pohtii Sari Maunula. ”Tärkeää on toimintatapojen yhtenäistäminen heti alusta alkaen – ja aktiivinen projektipäällikkö”, hän jatkaa.

”Jos jotain tekisin projektissa toisin, niin varmistaisin, että varatut resurssit voivat olla mukana koko projektin ajan”, toteaa puolestaan Jussi Teronen Ylöjärven kaupungilta.

Entä mitä muita vinkkejä projektissa mukana olleilla on annettavana?

”PTV-projektin yhteydessä on hyvä käydä läpi palveluita kokonaisuutena ja tarkastella miten palveluprosessit etenevät palveluita käyttävän kuntalaisen kannalta”, kertoo Lempäälän Markus Hirvilammi. ”Samalla on mahdollisuus kyseenalaistaa ehkä vähän luutuneitakin tekemisen tapoja”.

Annukka Kosonen Hämeenkyröstä painottaa, että palvelutietojen tekstin on hyvä käydä tarkistettavana yhdellä henkilöllä, joka varmistaa tekstien yhdenmukaisuuden. Myös Jussi Teronen Ylöjärveltä toteaa, että esimerkiksi kunnan viestinnän työntekijät on hyvä ottaa mukaan kielenhuoltotalkoisiin.

”Palvelun asiakkaan asemaan asettuminen on toimialan ”syväasiantuntijalle” joskus vaikeaa ja helposti tulee käytettyä oman alan ammattisanastoa. Palvelutietovarannon tiedot ovat kuitenkin käyttäjälähtöisiä ja kuntalaisia varten”, Kosonen toteaa.


Samarbete effektiviserar arbetet med servicebeskrivningarna

De åtta kranskommunerna kring Tammerfors skapade en fungerande samarbetsmodell som gjorde att respektive kommuns serviceinformation infördes smidigt i Suomi.fi-servicedatalagret. Samarbetet sparade både arbete och nerver.

De åtta kranskommunerna kring Tammerfors – Tavastkyro, Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Birkala, Vesilahti och Ylöjärvi – gick samman för att göra servicebeskrivningarna för Suomi.fi-servicedatalagret. Projektet startade naturligt eftersom kommunerna sedan en längre tid har en samverkanskultur som innebär delade funktioner, köp av tjänster och annat samarbete. Kommunerna har till exempel en gemensam IT-utveckling och en regional informationsförvaltningsdirektör.

"Den gemensamma informationsförvaltningen stödde lanseringen av Suomi.fi-tjänsterna i kommunerna och som en del av denna process samordnade vi också ibruktagandet av Servicedatalagret", berättar Sari Maunula, projekt- och serviceansvarig vid IT-konsultföretaget CDO Palvelut.

"Som samordnare höll jag gemensamma informationsmöten och utbildningar, förde bok över kommunernas kostnader och hade hand om den ekonomiska rapporteringen, höll koll på datumen i anslutning till projektet och finansieringen, och samlade och delade med mig av information om ibruktagandet till kommunerna", berättar Maunula.

"Eftersom Sari skötte om projektförvaltningen på högre nivå hade kommunerna tid och energi för det egentliga praktiska arbetet", berättar Markus Hirvilammi från Lempäälä kommun. Hirvilammi var kommunens ansvariga för SDL-projektet.

Kamratstödet ger styrka

En viktig del av kommunernas samarbete utgjordes av veckomötena där man gick igenom hur SDL-projektet och andra projekt i anslutning till det nationella servicearkitekturprogrammet (KaPA) hade fortskridit. Viktiga var också de möten som systemadministratörerna höll på distans varje månad för att utbyta information och tankar samt lösa praktiska problem med beskrivningarna, berättar Hirvilammi.

"SDL-kliniken och de gemensamma mötena gav ett oersättligt kamratstöd till exempel för hur en viss tjänst bör beskrivas eller något annat problem lösas. Kommunerna har ju likadana uppgifter så ifall man funderade på något, så hade någon annan kommun kanske redan gått igenom samma problem", berättar Annukka Kosonen från Tavastkyro kommun.

"Om vi hade arbetat ensamma hade vi säkert gjort en massa onödigt jobb och använt mycket mer tid på beskrivningarna", fortsätter hon.

"Samarbetet gjorde att vi kunde undvika överlappningar. Inlärningen gick snabbare och projektet blev klart tidigare", konstaterar också Sari Maunula.

Säkerställ tillräckliga resurser

De egentliga servicebeskrivningarna gjordes på lite olika sätt i kommunerna. I Tavastkyro, Kangasala, Lempäälä och Orivesi införde Servicedatalagrets ansvariga i huvudsak själva beskrivningarna i samarbete med experter från olika branscher, medan kommunens anställda avfattade beskrivningarna i Nokia, Birkala, Vesilahti och Ylöjärvi. Trots avvikelser i arbetsfördelningen var kommunerna ense om att resurser bör reserveras för arbetet.

"Till en början är det bra att utse en person som kan fokusera på SDL, se över rutinerna och harmonisera anvisningarna för de andra involverade", föreslår Sari Maunula. "Det är viktigt att praxisen är enhetlig ända från början – och att projektchefen är aktiv", tillägger hon.

"Om det är något jag skulle göra annorlunda, så är det att säkerställa att de bokade resurserna får vara med under hela projektets gång", konstaterar Jussi Teronen från Ylöjärvi stad.

Vilka andra tips kan projektdeltagarna dela med sig av?

"I samband med SDL-projektet är det bra att gå igenom tjänsterna som en helhet och kontrollera hur tjänsteprocesserna fortskrider ur kommuninvånarens synvinkel", säger Markus Hirvilammi, Lempäälä. "På samma gång finns det möjlighet att ifrågasätta invanda rutiner”.

Annukka Kosonen från Tavastkyro understryker att det är bra att låta en person granska alla beskrivningar så att texterna blir enhetliga. Jussi Teronen från Ylöjärvi tillägger att de som arbetar inom kommunens kommunikation bör involveras i språkgranskningen.

"Ibland har en anställd som är djupt insatt i sitt eget ämnesområde svårt att sätta sig in i kundens situation och det finns risk för att beskrivningarna innehåller för mycket fackspråk. Informationen i Servicedatalagret ska vara användarvänlig för målgruppen, dvs. kommuninvånarna", sammanfattar Kosonen.