Suomi.fi-fullmakters tjänstemannafunktioner: vad, när och för vem?

Suomi.fi tjänster - 16.12.2019

Vad möjliggör tjänstemannafunktionerna?

Med hjälp av tjänsten Fullmakters tjänstemannafunktioner möjliggörs elektroniska fullmakter och uträttandet av ärenden för andras räkning för sådana instanser som inte kan göra elektroniska fullmakter som självbetjäning. Dessa är bl.a. organisationer vars representant inte har registrerat sig i handelsregistret: t.ex. församlingar, läroanstalter, näringssammanslutningar, dödsbon, offentliga organisationer och utländska företag.

Tjänstemannafunktionerna ger även personer som inte har nätbankskoder eller som i övrigt inte kan använda elektroniska redskap tillgång till elektroniska fullmakter.

När tas tjänstemannafunktionerna i bruk?

Första versionen av tjänstemannafunktionernas ’tekniska plattform’ kommer att publiceras vilken dag som helst nu, men det egentliga assisterade fullmaktsgivandet kan inledas först då någon myndighet börjar erbjuda tjänster för tjänstemannabefullmäktigande. 

Den första tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande inleder sin verksamhet i juni 2020, som det ser ut nu. Det är skatteförvaltningen som är först ut, men även andra myndighetsinstanser intresserade av att erbjuda tjänsten kan ingå avtal med den kommande Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. 

Slutanvändarorganisationerna (till exempel kommunerna) behöver ingen avändarrättighet till tjänsten Fullmakters tekniska verktyg för tjänstemannafunktioner, utan de ansöker om registrering av de fullmakter som behövs vid tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande.

Hur genomförs tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande i praktiken?

Tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande kan genomföras på två sätt. Det första alternativet är att delta i produktionen av den så kallade centraliserade tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande där registreringen av fullmakterna genomförs för alla ovan nämnda kundgrupper för alla fullmaktsärenden.

Det andra alternativet är att sköta det assisterade fullmaktsgivandet självständigt, endast för de egna kunderna och med ett begränsat antal fullmaktsärenden. I det senare fallet ska även handledningen av e-tjänstprocessen och kunderna ske självständigt.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata producerar slutanvändarnas anvisningar i huvudsak för den centraliserade tjänsten för tjänstemannabefullmäktigandet. Anvisningar för det avtal som berättigar till användningen av tjänsten Fullmakters tjänstemannafunktioner kommer att publiceras på Suomi.fi-serviceadministrationen i januari efter att den nya versionen av KaPA-lagen som reglerar tjänsten har trätt i kraft.

Tjänstemannafunktionernas koncept

I schemat nedan beskrivs konceptet för Suomi.fi-fullmakternas tjänstemannafunktioner, från ansökandet av användarrättigheter till tjänstemannafunktionerna till att uträttandet av ärenden för någon annans räkning inleds. Detta visas med ett exempel på en fullmaktskedja.

 Förklaring för de olika skedena.

Process för att ansöka och administrera användarrättigheter

1.1. Det ämbetsverk som erbjuder tjänster för tjänstemannabefullmäktigande (till exempel skatteförvaltningen ) ingår ett avtal med Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) om att anordna assisterade ärenden för Suomi.fi-fullmakter. Ämbetsverket utser åtminstone två tjänstemannahuvudanvändare som ansvarar för att utse tjänstemän och för att förvalta deras användarrättigheter för ämbetsverkets del.

1.2. MDB ger den utsedda tjänstemannahuvudanvändaren vid ämbetsverket användarrättigheter till användaradministrationen för Suomi.fi-fullmakters tjä1.2. nstemannafunktioner

1.3. Ämbetsverkets tjänstemannahuvudanvändare utser de tjänstemän som gör tjänstemannabefullmäktiganden och ger dem användarrättigheter till Suomi.fi-fullmakters tjänstemannafunktioner

Tjänstemannabefullmäktigandeprocessen (fortlöpande verksamhet)

2.1 Organisationen / samfundet (i exemplet Helsingfors stad) ansöker om registrering av fullmaktsrätt för sin anställda.  Organisationen / samfundet skickar in de dokument som krävs till tjänsten för tjänstemannabefullmäktigandet antingen per post, e-post eller genom att uträtta ärendet vid kundservicen vid ett ämbetsverk som erbjuder tjänster för tjänstemannabefullmäktigande.

2.2 Tjänstemannen granskar dokumenten och registrerar fullmaktsrätten för sökarorganisationens del ifall dokumenten är i ordning. I exemplet är fullmaktsgivaren Helsingfors stad (FO-nummer), fullmaktstagaren Arbetstagare 1 (namn och personbeteckning, fullmaktstyp: fullmaktsrätt och fullmaktsärende: Hantering av skatteärenden.

2.3 Arbetstagaren med fullmaktsrätt ger å organisationens vägnar ärendefullmakter åt anställda i delen Fullmakter på Suomi.fi-webbtjänsten. I exemplet är fullmaktsgivaren Helsingfors stad (FO-nummer), fullmaktstagaren Arbetstagare 2 (namn och personbeteckning, fullmaktstyp: ärendefullmakt och fullmaktsärende: Hantering av skatteärenden

2.4 Arbetstagaren med ärendefullmakt uträttar ärenden för organisationens räkning i e-tjänsten.